行政工作統籌管理

【培訓對象】
行政總經(jīng)理、行政總監、人事行政部經(jīng)理、人力資源部經(jīng)理、總經(jīng)理辦公室主任、總經(jīng)理高級秘書(shū)、部門(mén)行政助理、辦公室秘書(shū)。

【培訓收益】

第一單元 關(guān)于行政統籌的基本認知
（一）當前環(huán)境下行政管理的轉型
1、 從管家型到樞紐型
2、 從經(jīng)驗管理到科學(xué)管理
3、從被動(dòng)執行到主動(dòng)推進(jìn)
(二) 行政統籌的績(jì)效價(jià)值
1、協(xié)調的功能
2、優(yōu)化的功能
3、執行的功能
4、服務(wù)的功能
（三）行政管理工作的困擾及其應對
1、工作內容和效果的無(wú)形性
2、任務(wù)的被動(dòng)性和突發(fā)性
3、外界對其管理效果評價(jià)的主觀(guān)性
4、管理特征的政策性和協(xié)調性
(四) 行政統籌管理的領(lǐng)域
1、硬件—辦公環(huán)境、辦公設施、后勤資源
2、軟件—管理效率、工作流程、預見(jiàn)性管理
3、人員—工作心態(tài)、服務(wù)意識、習慣、個(gè)性
（五）審視行政部門(mén)存在的價(jià)值
1、努力發(fā)現業(yè)務(wù)部門(mén)的需求- 避免被邊緣化
2、努力滿(mǎn)足企業(yè)運作的核心需求－被高層所依賴(lài)
3、努力創(chuàng )造企業(yè)和業(yè)務(wù)部門(mén)的需求－凸顯自身價(jià)值
第二單元 企業(yè)運營(yíng)的統籌管理
（一）事務(wù)性工作的統籌管理體系
1、建立管理法規
2、量化管理標準
3、制作點(diǎn)檢工具
4、完善抽查記錄
（二）辦公環(huán)境的統籌管理
1、辦公環(huán)境管理的特點(diǎn)和難點(diǎn)
 繁雜、瑣碎、重復性強
 突發(fā)性、被動(dòng)型
 智能化管理的作用有局限
2、如何保證管理的有效性
 使任務(wù)可視化－除去感覺(jué)和經(jīng)驗導致的盲區
 制作管理工具－降低檢查和監督的成本
 建立工作標準－保證執行過(guò)程的可操行性
3、有效管理標準的特征
 可衡量－能夠量化到點(diǎn)
 可檢驗－不能產(chǎn)生爭議
 可追溯－便于檢查監督
4、管理效果的檢驗
 復雜的事情簡(jiǎn)單化
 簡(jiǎn)單的工作流程化
 讓經(jīng)驗可以復制
 降低對人的依賴(lài)
5、用管理工具彌補彌補智能化辦公管理的缺陷
演練：管理工具的演示及制作
案例：洗手間管理文化
（三）其他行政事務(wù)的管理規范
1、飯堂管理規范（作業(yè)、衛生、安全、采購）
2、保安管理規范（培訓、安全、工作標準）
3、公務(wù)車(chē)管理規范（司機培訓、考核）
4、前臺管理規范（禮儀、標準化）
（四）會(huì )議籌劃與管理
1、會(huì )議的行政籌劃與準備
 企業(yè)會(huì )議類(lèi)型
 各類(lèi)會(huì )議的籌劃要點(diǎn)
 會(huì )議席位的禮賓次序
 為效果服務(wù)的幾種會(huì )場(chǎng)模式
2、行政例會(huì )效果的管理與控制
 摩氏會(huì )議效果評鑒法
 科學(xué)的會(huì )議紀要模板
 會(huì )議決議的跟進(jìn)和督辦
3、用管理工具彌補彌補智能化辦公管理的缺陷，
第三單元 跨部門(mén)工作任務(wù)的統籌管理
（一）行政溝通協(xié)調的困擾和難點(diǎn)
1、垂直指揮系統的作用有限，缺乏強制力
2、職能分工不合理，導致部門(mén)利益沖突
3、職權劃分不清晰,有責任盲點(diǎn)或空白區
4、組織資源稀缺，導致無(wú)序競爭和掠奪
5、人性的弱點(diǎn)---盡可能把責任推給他人
（二）科學(xué)管理的思路與方法
1、科學(xué)代替經(jīng)驗，用清晰的工作流程避免責任的盲區
2、理性代替感性，用清晰的任務(wù)劃分避免部門(mén)間推諉
3、高效率代替隨意性，用重組和優(yōu)化手段避免工期延誤
（三）情景演練：企業(yè)年會(huì )統籌策劃案
科學(xué)的會(huì )議統籌流程
1、分解任務(wù)－使大型任務(wù)變成每一項清晰具體的活動(dòng)
2、制作工作包－明確各協(xié)作部門(mén)的管理責任和資源配置
3、制作管理網(wǎng)絡(luò )圖－各項任務(wù)的完成時(shí)限和相互制約的關(guān)系清晰化
4、關(guān)鍵任務(wù)管理— 保證監督檢查和特殊問(wèn)題統籌到位
第四單元 有效的行政溝通與協(xié)調
（一）構建企業(yè)的溝通網(wǎng)絡(luò )—提升部門(mén)管理威信
1、建立清晰的管理系統－明確企業(yè)的匯報關(guān)系
2、健全正式溝通路線(xiàn)－保證信息的權威性和嚴肅性
3、建立正向的溝通渠道－傳遞公司的文化和管理主張
（二）有效的對上溝通－獲得領(lǐng)導信任
1、學(xué)會(huì )聽(tīng)懂上級說(shuō)話(huà)，不要想當然
2、問(wèn)好問(wèn)題，了解領(lǐng)導的真正需求
3、有效表達，提高建議的采信率
4、積極互動(dòng)，引導上級的正確思路
5、主動(dòng)補臺，適應不同上級的行為風(fēng)格
6、嚴格職場(chǎng)操守，不參與辦公室政治
7、承接任務(wù)三步驟
8、工作匯報四原則
9、接受指令五步法
（三）有效的橫向溝通－獲得他人支持
1、用好非職務(wù)權力，增強個(gè)人影響力
2、分析對方的利益，啟動(dòng)對方需求
3、踩住對方的動(dòng)力點(diǎn)，銷(xiāo)售你的主張
4、了解并消除對方顧慮，促使對方參與
5、衡量雙方優(yōu)先級，找到最大公約數
第五單元： 行政管理案例和工具
課程內容總結與回顧
 

舒薇 老師 工商管理學(xué)博士；高級經(jīng)濟師。
中山大學(xué)工商管理學(xué)院、華南理工大學(xué)工商管理學(xué)院、美國管理技術(shù)大學(xué)MBA、EMBA特聘專(zhuān)家；清華大學(xué)繼續教育學(xué)院和美國阿拉莫系統授證培訓師；MTP授證講師；曾系統接受過(guò)美國管理協(xié)會(huì )（AMA）的專(zhuān)業(yè)培訓.

曾任境外上市公司高管十余年；歷任副總經(jīng)理、行政總監、人力資源總監、客戶(hù)服務(wù)總監；早年任教于國內著(zhù)名商學(xué)院。
二十年企業(yè)管理和專(zhuān)業(yè)講師經(jīng)驗，良好的教育背景。曾長(cháng)期致力于團隊管理、客戶(hù)服務(wù)管理、行政管理、員工培訓管理工作，屬于實(shí)戰型講師。目前被全國主要公開(kāi)課培訓機構聘為核心講師。

課程特色：
一、關(guān)注課程的實(shí)用性和關(guān)鍵問(wèn)題的解決，依托豐富的管理經(jīng)驗，對案例的剖析具有獨到性，解決問(wèn)題的方法具有操作性；
二、關(guān)注企業(yè)和學(xué)員在培訓中的受益，課程設計即具有行業(yè)的前瞻性，又能密切結合當下企業(yè)實(shí)際問(wèn)題，信息量極為豐富，工具科學(xué)、系統、實(shí)用；
三、關(guān)注學(xué)員在課程進(jìn)展中的需求，在課程進(jìn)行的過(guò)程中，敏銳洞察學(xué)員的需求，做出積極的反應和判斷，提供有效的解決方案或有說(shuō)服力的案例借鑒，足見(jiàn)其深厚的管理功力，令學(xué)員在有限的時(shí)間內提高解決問(wèn)題的能力，進(jìn)而形成科學(xué)、系統的思維方法。

一、善于借鑒國外先進(jìn)的培訓理念和培訓技巧，具有良好的親和力與現場(chǎng)控制能力，高效調動(dòng)各種類(lèi)型的學(xué)員參與互動(dòng)，課堂氣氛活躍；
二、思路清晰，邏輯嚴謹，語(yǔ)言富有感染力，良好的個(gè)人修養和職業(yè)形象；
三、作為多年在職場(chǎng)獲得多項殊榮的職業(yè)經(jīng)理人，其個(gè)人積極的心態(tài)對參與者個(gè)人全面素質(zhì)的提升、態(tài)度的轉變有相當的益處，對學(xué)員高度負責的態(tài)度和敬業(yè)精神在業(yè)界素有口碑。
 

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