無(wú)論工作多忙，晚上回來(lái)多晚，回到家后我都要抽出時(shí)間反思一天的行動(dòng)，將結果記錄在紙上。每到周末，我很少安排外出活動(dòng)，總是把自己關(guān)在房間或者咖啡館里，以半周、周、月、季度、半年乃至全年為周期制訂出行動(dòng)計劃并且進(jìn)行反思，這已經(jīng)成為我生活中的一個(gè)組成部分。
那么，如何運轉PDCA循環(huán)呢？
1．計劃（PLAN）
在計劃階段，首先需要確定所要達到的目標。目標不確定，任何事情都無(wú)從談起。而且，這一目標必須制訂得盡可能具體，不允許含混不清，例如“早日攀登上較高的山峰”就不對，明確制訂的目標則是“一年之后的今天，站在面前那座山峰的頂端”。因為，目標制訂得越具體，目標與當前所處位置之間的距離就越明確。距離明確了，未來(lái)一年中應當付出的努力，應當采取的路徑就會(huì )越清晰。
這一步需應用廣為人知的SMART原則：具體性、衡量性、達成性、相關(guān)性和時(shí)間性。
那么，除了目標制定要明確外，還有哪些要注意呢？
2．實(shí)施（DO）
實(shí)施階段，重點(diǎn)是要將這一解決方案劃分為眾多個(gè)行動(dòng)措施，并將這些行動(dòng)措施落實(shí)到具體任務(wù)，以利于組織實(shí)施。分解解決方案的結果是DO（行動(dòng)措施），分解DO（行動(dòng)措施）的結果是TODO（具體任務(wù)），每分解一次，條目的數量都會(huì )有所增加。之所以要將行動(dòng)措施分為“DO”和“TODO”兩個(gè)部分，是因為，如果僅僅停留在“DO”的措施階段，多數情況下很難保證計劃措施的具體落實(shí)。
簡(jiǎn)單而且容易實(shí)施的行動(dòng)措施（DO），或者緊迫性較高的行動(dòng)措施（DO）也許能夠得到迅速落實(shí)。但是那些費時(shí)費力的行動(dòng)措施（DO），或者緊迫性較低的行動(dòng)措施（DO），因為看起來(lái)難以著(zhù)手實(shí)施，從而極易流于形式。如果把它們強迫分成兩個(gè)部分，在實(shí)施過(guò)程當中系統會(huì )經(jīng)常提醒你——措施已經(jīng)確定，但仍未具體實(shí)施。
因此，具體步驟為：
3．驗證（CHECK）
實(shí)際上，計劃階段制訂的路徑、課題和解決方案，以及實(shí)施階段制訂的行動(dòng)措施與具體任務(wù)，都不過(guò)是在計劃的基礎之上設立的假說(shuō)。因為是在“現有信息基礎之上”得到的最佳方案，所以仍然需要在執行過(guò)程當中定期反復地對它們進(jìn)行驗證，以確認這一假說(shuō)的真實(shí)性。
在對成果進(jìn)行驗證時(shí)，用客觀(guān)的眼光提出一些問(wèn)題，例如“是否還有更高效的方法？”“難道沒(méi)有其他辦法了嗎？”“是否仍存在著(zhù)潛在的課題？”，以示對自己當初建立起來(lái)的假說(shuō)抱有一絲疑慮，同樣顯得特別重要?？傊?，實(shí)施起來(lái)充滿(mǎn)信心！驗證起來(lái)疑神疑鬼！
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確認KGI指標的達成率
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確認KPI指標的達成率
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確認KDI指標的達成率
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查明失敗的原因
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分析成功的經(jīng)驗
4．調整（ADJUST）
通常第四個(gè)階段被稱(chēng)為“改善”或者“行動(dòng)”（ACTION）階段，這一階段也可稱(chēng)為“調整”（ADJUST）階段。這是以開(kāi)發(fā)精益生產(chǎn)方式而著(zhù)名的帕斯卡·丹尼斯先生所使用的名稱(chēng)，被認為更符合PDCA的實(shí)際。
根據驗證結果，提出調整方案，并轉入到下一個(gè)PDCA循環(huán)。調整方案，歸納起來(lái)有以下四大種類(lèi)：
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對總體目標的調整
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對實(shí)施計劃的大幅度調整
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對解決方案以及具體措施的調整
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不需要調整
PDCA循環(huán)并不難理解，關(guān)鍵在于實(shí)踐。在實(shí)踐當中受到啟發(fā)，立即將其落實(shí)到具體任務(wù)，并對具體任務(wù)進(jìn)行全天候管理，且隨時(shí)驗證，同時(shí)迅速進(jìn)入下一循環(huán)。值得注意的是，要因分析時(shí)，防止“主觀(guān)臆斷”。
