批次處理應該是最實(shí)用的提高效率的方式 ，舉例：

 

　　把需要電話(huà)解決的事情，比如說(shuō)5件，列在一起，然后一次性全部打出去，比把5個(gè)電話(huà)分散到上午打2通、下午打3通，效率要高，為什么呢?

 

　　因為這樣合并了每次打電話(huà)的啟動(dòng)成本和結束成本 ，不知道你有沒(méi)有這樣的體驗：

 

　　1、打電話(huà)前除了準備好要說(shuō)的內容，還要準備好打電話(huà)情緒和狀態(tài)(從工作的煩躁狀態(tài)切換到跟客戶(hù)打電話(huà)的熱情飽滿(mǎn)狀態(tài))。

 

　　2、要把當前的工作放下，去打電話(huà)，然后再切換回剛才的工作，這也是非常大的成本，有的時(shí)候狀態(tài)很難再切換回去，掛掉電話(huà)之后就不想再寫(xiě)剛剛開(kāi)了頭的文檔了。

 

　　所以，批次處理就是讓你一趟地鐵直達，而不是換五趟地鐵才到， 這樣一來(lái)，效率自然提升不少。

 

　　接下來(lái)的問(wèn)題是，如何在多項目管理中盡量多的用批次處理的方法搞定行動(dòng)，推動(dòng)項目，分3步：

 

　　第1步：設置你最常用到的情境

 

　　情境不需要設置太多，5個(gè)以?xún)染蚾k ，否則自己會(huì )比較容易忘掉，可以設置情境的忘了設置情境，那么你將對整個(gè)情境產(chǎn)生不信任的感覺(jué)，所以寧愿一開(kāi)始的時(shí)候少一點(diǎn)，但是一旦符合條件的行動(dòng)，就必須加入情境。

 

　　情境有三個(gè)：

 

　　1、phone：需要通過(guò)電話(huà)解決的事情。

 

　　2、Going out：需要外出解決的事情，比如說(shuō)，三個(gè)項目都有需要外出解決的事情，有的是跑合同，有的是買(mǎi)材料，有的是拜訪(fǎng)客戶(hù)，那么當你今天必須要出門(mén)的時(shí)候，不如就把今天定為“外出日”，列出所有需要外出解決的事情，出一趟門(mén)，全部搞定!

 

　　3、Waiting：授權出去后需要等待回復的行動(dòng)，我都會(huì )加上這個(gè)情境，我猜你一定在授權出去的行動(dòng)上加了時(shí)間底線(xiàn)對吧?所以你覺(jué)得時(shí)間底線(xiàn)到了，你再去催他，不就ok了~我以前就是這么做的，但后來(lái)發(fā)現到了時(shí)間底線(xiàn)那一天去催他的時(shí)候才發(fā)現，他完全會(huì )錯了意，搞錯了方向，于是不得不重新來(lái)過(guò)，所以后來(lái)我打算主動(dòng)一點(diǎn)，有空的時(shí)候就用這個(gè)情境把所有授權出去的事情列出來(lái)，看看哪個(gè)不是很有把握，就主動(dòng)溝通一下，有人說(shuō)，在公司里，良好的溝通是高效的基礎，我蠻認同的。

 

　　第2步：錄入行動(dòng)時(shí)加入情境屬性

 

　　這個(gè)操作很簡(jiǎn)單，養成習慣需要一段時(shí)間，關(guān)鍵是你要知道你的情境都是什么，還有它們之間的界限在哪里 ，比如@phone和@XX客戶(hù)，它們之間的界限就不清晰，如果有一個(gè)行動(dòng)是給XX客戶(hù)打電話(huà)，你就不得不二選其一，情境應該是分類(lèi)，而不是標簽，大多數的軟件也是這樣設計的。

 

　　omni focus里面很方便，快捷鍵彈出收集窗口，用鍵盤(pán)錄入行動(dòng)，用tab和向下箭頭可以選擇項目和情境，全鍵盤(pán)操作很舒服。

 

　　第3步：篩選出符合情境的行動(dòng)

 

　　這一步就很簡(jiǎn)單了，覺(jué)察你現在處在哪個(gè)情境下，打開(kāi)軟件看看有什么是現在可以做的，讓大腦用來(lái)思考和決策，讓電腦來(lái)提供資料和訊息 。

 

　　你根本不用關(guān)心這些行動(dòng)屬于哪個(gè)項目，你只要知道，將他們批次處理完，你相關(guān)的項目都向前推進(jìn)了一點(diǎn)點(diǎn)~不怕慢，就怕站，這種“推進(jìn)一點(diǎn)點(diǎn)”的感覺(jué)也是蠻好的。

 

　　通過(guò)增加鳥(niǎo)瞰視角，增強掌控力

 

　　對于剛剛工作不久的人，大多會(huì )收到這樣的建議：每天下班前，回顧這一天都做了些什么，明天上班后，第一件事就是規劃一下當天的行動(dòng)，選出最重要的事情先做……

 

　　這很好，對“執行者”比較有立竿見(jiàn)影的效果

 

　　對于同時(shí)對多個(gè)項目負責的人來(lái)說(shuō)，增強掌控力還需要從更高的視角去總覽全局，至少要觀(guān)察和思考到一周內的行動(dòng)，這個(gè)視角稱(chēng)為鳥(niǎo)瞰(Bird View)。

 

　　鳥(niǎo)瞰分為兩部分：

 

　　1、行事歷上的約會(huì )

 

　　2、即將截止的行動(dòng)

 

　　omni focus里面有個(gè)“預測”功能就是鳥(niǎo)瞰視角(其他軟件也有類(lèi)似的)。

 

　　下一周所有的約會(huì )和即將截止的事情都一目了然，怎么樣?是不是更有掌控感了呢?(或者焦慮也說(shuō)不定，：P)

 

　　通過(guò)每周回顧，增加項目品質(zhì)

 

　　平時(shí)在公司里像打仗一樣的工作，所有的事情和思路都是碎片化的，因此更多的是迅速決策和行動(dòng)，結果我猜是“這件事讓A去做和讓B去做，得到的結果差不多~”

 

　　就拿做新員工培訓來(lái)說(shuō)，如何讓這個(gè)項目更加有品質(zhì)?

 

　　光埋頭做事很難提高品質(zhì)，在梳理了整個(gè)項目之后，或許會(huì )有提高品質(zhì)的辦法出現。

 

　　回顧的方法是：

 

　　1、梳理全部計劃。

 

　　2、問(wèn)自己?jiǎn)?wèn)題

 

　　建議一個(gè)項目回顧結束之后，再到下一個(gè)項目。

 

　　現在做的任何事都會(huì )影響到未來(lái)，如果在錄入或者分解任務(wù)不夠到位的話(huà)，現在回顧和梳理起來(lái)就會(huì )比較吃力~

 

　　梳理完全部計劃之后問(wèn)自己三個(gè)問(wèn)題：

 

　　1、有哪些地方還可以授權?

 

　　2、下周我要重點(diǎn)關(guān)注什么?

 

　　3、做這件事除了現在的方法，有沒(méi)有更好的?

 

　　我聽(tīng)說(shuō)有些科學(xué)家和作家、藝術(shù)家，都有在睡夢(mèng)中獲得靈感的經(jīng)歷，他們認為沉浸在現狀中，然后帶著(zhù)問(wèn)題入睡，就有可能從潛意識中找到答案!《暗時(shí)間》作者劉未鵬把這個(gè)稱(chēng)作“思維的慣性”(我的微博上大家也都說(shuō)自己有這樣的體驗)。

 

　　感覺(jué)和上面提到的“回顧提高品質(zhì)”有點(diǎn)異曲同工之妙，不妨試試吧。

 

　　結語(yǔ)：

 

　　人生其實(shí)就是一個(gè)大項目，人人都是產(chǎn)品經(jīng)理，都在解決5個(gè)W(Who、What、When、Where、Why)和一個(gè)H(How)的問(wèn)題